Digitale Post- und Rechnungseingangverarbeitung

Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung: Unsere etablierten Workflow-Lösungen für alle Fälle.

Digitale Posteingangsverarbeitung

Ermöglicht die einfach Digitalisierung des gesamten Posteingangs und anschließende Verteilung in digitale Postkörbe.

Digitale Rechnungseingangverarbeitung

Die Rechnungseingangslösung unterstützt die digitale Rechnungsbearbeitung - Freigabe- und Prüfprozesse inklusive.

Digitale Posteingangsverarbeitung

Wie viele Nachrichten über verschiedene Kanäle haben Sie täglich im Postkorb? Per Brief-Post, E-Mail, Fax, über Webformulare oder über die Anbindung externer Systeme Ihrer Geschäftspartner?

Mit unserer Posteingangsvereinbarung können Sie diese Datenmenge ohne Medienbrüche in einem zentralen System zusammenführen. Und mit wenigen Mausklicks leiten Sie alle Informationen aus Ihrem Posteingangskorb an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.

Funktionen unserer digitalen Posteingangsverarbeitung

  • Übersichtliche Darstellung der zu bearbeitenden Dokumente in einem Dashboard
  • Zuordnung zu dem zuständigen Mitarbeiter/der zuständigen Abteilung über Barcodes oder über einen zentralen Scan-Arbeitsplatz
  • Flexibles und einfaches Verschieben in einen anderen Postkorb (z.B. bei falscher Zuordnung)
  • Starten von Workflows zur Optimierung nachgelagerter Geschäftsprozesse
  • Unterstützung der zielgerichteten Aktenablage
  • Zugriffssteuerung über dediziertes Rechtekonzept
  • Optional: Posteingangs-Cockpit (Reporting)

Die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung erhöht Ihre Reaktions- und Auskunftsfähigkeit nachhaltig. Damit stellen Sie die Weichen für eine verbesserte Serviceorientierung in Ihrem Unternehmen. Dank des digitalen Postkorbs ist zu jedem Zeitpunkt transparent, welche Post welchem Bearbeiter zugeordnet ist. Alle Dokumente sind stets mit wenigen Klicks auffindbar und können auch von unterwegs bearbeitet werden. Das spart Transportkosten und lässt Sie Überlastungssituationen frühzeitig erkennen.

Vorteile der digitalen Posteingangsverarbeitung

  • Höhere Reaktions- und Auskunftsfähigkeit für eine verbesserte Serviceorientierung in Ihrem Unternehmen
  • Erhöhte Transparenz, welche Post welchem Bearbeiter zugeordnet ist
  • Schnellerer zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Posteingänge

Digitale Rechnungseingangverarbeitung

Jeden Tag für Tag erhalten Sie als Unternehmen eine Vielzahl von Rechnungen unterschiedlicher Geschäftspartner und Lieferanten  – ein großer Teil nach wie vor auf dem klassischen Weg per Post.

Doch auch per E-Mail, Fax, im standardisierten Datenformat ZUGFeRD oder EDI werden Rechnungen und Gutschriften übermittelt. Wie lassen sich diese unterschiedlichen Formate aber am besten bearbeiten?


Natürlich können Sie innerhalb des Workflowprozesses das Freigabeverfahren frei definieren und ergänzende Prüfstufen abbilden. Zum Beispiel die Freigabe durch die Geschäftsführung ab einer definierten Rechnungssumme.

Rechnungseingang in nur drei Schritten erfolgreich gemeistert

Ihre Postkorb-Rechnungen zu digital verarbeitbaren Dokumenten zu machen – das geht schneller, als Sie denken. Denn wir liefern Ihnen auf Wunsch auch die notwendige Hardware, die zu unserer Software-Lösung passt.

Damit lassen sich Rechnungen einfach stapelweise einscannen, um anschließend aus jeder Rechnung eine separate Datei zu erzeugen. Ist der Scan-Prozess abgeschlossen, liegen alle Dokumente digital vor.

Wie die digitalisierten Papierrechnungen, werden auch die per E-Mail, EDI, ZUGFeRD oder Fax eingegangenen Rechnungen digital ausgelesen. Anhand einer Freitexterkennung mit Regelwerk lassen sich alle Eingangsrechnungen und Dokumente nach Schlagworten durchsuchen und klassifizieren. Angaben zu Bestell- und Rechnungsnummer, Rechnungspositionen und -betrag, Skonto etc. liest unsere Software automatisiert aus.

Zur Verifizierung erfolgt dann die Prüfung auf Korrektheit und Vollständigkeit der klassifizierten Datensätze. Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann auch eine Prüfung der Rechnungspositionen gegen die Positionen einer Bestellung oder eines Lieferscheins erfolgen.

Im Rahmen eines standardisierten, mehrstufigen Workflows prüft zunächst der Sachbearbeiter der Fachabteilung die digital bereitgestellten Rechnungen.

Wird eine Rechnung als sachlich korrekt gekennzeichnet, wird im nächsten Schritt die Freigabe durch die Fachabteilung angefragt. Unter  Berücksichtigung der internen Buchungs- und Kontenregelungen erfolgt nun die Bearbeitung durch die Buchhaltung.

Zu jeder Zeit kann eine Rechnung der  Datenerfassung zur Korrektur erneut zugewiesen werden. Außerdem können Sie aus dem Workflow Aufgaben generieren –etwa für die Weiterverarbeitung in der Anlagenbuchhaltung oder für die Anforderung einer Gutschrift. Nach Durchlauf der Rechnungen durch den Workflow erfolgt die Bereitstellung der Daten an das Buchhaltungssystem. 



„Die Rechnungseingangslösung unterstützt Sie komfortabel bei allen Schritten: Von der Digitalisierung per Post eingegangener Rechnungen über die OCR-Erkennung von digitalen vorliegenden Rechnungen - einschließlich der Verifizierung digital ausgelesenen Rechnungsdaten - bis zur Verteilung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen im vordefinierten Workflowprozess.“

Christoph Nitschke | ECM-Spezialist bei VRG

Vorteile des digitalen Rechnungseingangsworkflow

  • Reduzierung des manuellen Aufwands auf ein Minimum 
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen 
  • Vermeidung von Medienbrüchen 
  • Erhöhung der Transparenz und Auskunftsfähigkeit
  • Senkung der Prozessdurchlaufzeiten 
  • Kostenvorteile (Skontoabzug, fristgerechte Zahlung) 
  • Revisionssichere Archivierung

Telefon: 0441 3907-449
E-Mail: thomas.triebschvrg.de
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